ROMPERE LA MENTALITA’ A SILOS

Un’organizzazione a silos è un modello di gestione aziendale in cui le informazioni e le attività sono suddivise in compartimenti separati e isolati tra loro. In questo modello, ogni reparto o funzione dell’organizzazione lavora in modo indipendente e non comunica in modo efficace con gli altri.
In questo articolo andremo a vedere come rompere la mentalità a silos in azienda sostituendola con il pensiero sistemico.

Un silo è un sistema che separa le diverse tipologie di dipendenti, solitamente in base al reparto in cui lavorano. Ne conseguono barriere che ostacolano la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team, riducono l’efficienza e ostruiscono il flusso delle informazioni. Un esempio di mentalità a silos potrebbe essere una grande azienda con diversi dipartimenti, ognuno dei quali lavora in modo indipendente dagli altri. Il dipartimento vendite potrebbe concentrarsi solo sulla vendita di prodotti, senza considerare la qualità dei prodotti stessi o il servizio post-vendita. Allo stesso modo, il dipartimento marketing potrebbe concentrarsi solo sulla promozione dei prodotti, senza considerare le esigenze dei clienti o il feedback dei dipartimenti vendite o servizio clienti.

Gli svantaggi di una modalità a silos

Quando i confini tra i vari reparti sono impenetrabili possono nascere alcuni rischi per l’azienda. I principali svantaggi possono essere:

• La mancanza di comunicazione: la mentalità a silos può creare un clima in cui i dipendenti non comunicano con gli altri reparti dell’organizzazione. Ciò può comportare problemi di collaborazione, coordinamento e condivisione delle informazioni tra gli uffici, il che può rallentare la velocità e l’efficacia dell’organizzazione nel raggiungere i propri obiettivi. Inoltre, può portare a una mancanza di trasparenza e di responsabilità, poiché ogni dipartimento lavora in modo isolato e non è consapevole di ciò che accade in altre parti dell’organizzazione.
• La perdita di innovazione: la mancanza di comunicazione tra i dipartimenti può portare a una perdita di innovazione e creatività all’interno dell’organizzazione. Quando i dipartimenti lavorano in modo isolato, la condivisione di informazioni, idee e risorse diventa difficile. Ciò può portare a una mancanza di collaborazione e coordinamento tra i reparti, rallentando i processi e limitando l’efficacia dell’organizzazione.
• La riduzione dell’efficacia: la mentalità a silos può anche portare a una riduzione dell’efficacia complessiva dell’organizzazione. Quando ogni dipartimento si concentra solo sui propri obiettivi, senza considerare l’impatto delle proprie attività su altri reparti, possono sorgere conflitti di interesse. Ad esempio, se il reparto produzione si concentra solo sulla produzione di quantità elevate, senza considerare la qualità, il reparto controllo qualità potrebbe essere costretto a rifiutare molte di queste produzioni, creando in questo modo una situazione di conflitto tra i due reparti.
• La mancanza di efficienza: la mentalità a silos può compromettere la capacità dell’organizzazione di raggiungere i propri obiettivi. Quando ogni ufficio lavora in modo isolato, possono sorgere attività ripetitive o sovrapposte che non solo aumentano i costi, ma anche rallentano i processi. Ad esempio, se il reparto contabilità e il reparto acquisti hanno procedure separate per la gestione delle fatture, ci può essere una sovrapposizione di attività che rallenta il processo e aumenta i costi complessivi dell’organizzazione.
• Mancanza di trasparenza: la mancanza di comunicazione tra i reparti può portare a una mancanza di trasparenza all’interno dell’organizzazione. I dipendenti potrebbero non essere consapevoli delle attività e delle informazioni che si verificano in altri reparti, il che può portare a malintesi, conflitti e problemi di coordinamento. Ad esempio, se il reparto risorse umane assume un dipendente senza informare il reparto operativo, potrebbe crearsi una situazione in cui il nuovo dipendente non dispone delle informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro.

Per rompere la mentalità a silos è necessario cambiare prospettiva focalizzandosi sul pensiero sistemico.
Il pensiero sistemico è un modo di pensare che si concentra sulla comprensione dei sistemi complessi e delle interazioni tra i vari elementi dell’organizzazione.
Si basa sulla comprensione del fatto che ogni funzione e ogni attività aziendale sia interdipendente e che qualsiasi cambiamento in un’area dell’organizzazione possa influenzare l’intero sistema.
L’obiettivo è quello di creare un ambiente di lavoro collaborativo, dove tutti i dipartimenti lavorino insieme per il successo dell’organizzazione. Ciò richiede una cultura aziendale aperta e trasparente, dove la comunicazione e la collaborazione siano incoraggiate e incentivate per il raggiungimento degli obiettivi comuni.
Il pensiero sistemico consente all’azienda di rimanere competitiva sul mercato e di raggiungere i propri obiettivi a lungo termine grazie a:

• una miglior comprensione dei processi aziendali nella loro interezza,
• aiutando a individuare eventuali inefficienze o problemi e a trovare soluzioni più efficaci,
• riducendo gli sprechi, i costi e i colli di bottiglia,
• incoraggiando l’innovazione e la creatività e portando a nuove soluzioni,
• promuovendo la comunicazione e la collaborazione tra le diverse funzioni e team dell’azienda, creando un ambiente di lavoro più collaborativo e produttivo,
• permettendo di valutare l’intera catena di valore dell’azienda, compresa l’esperienza del cliente. Questo aiuta a individuare eventuali punti deboli e a migliorare l’esperienza complessiva del cliente
• aiutando a gestire il cambiamento all’interno dell’azienda in modo più efficace, identificando le interazioni tra le diverse funzioni e valutando gli effetti del cambiamento sull’intero sistema

In CapoLeader incontriamo sempre più aziende alla ricerca di strumenti utili per efficientare i propri processi e rompere la mentalità a silos, in cui ogni reparto si interessa solo “al proprio orticello”, passando ad un approccio sistemico, in cui ogni funzione è strettamente interconnessa con le altre.
Per questo motivo stiamo stiamo lavorando ad una novità molto interessante, ovviamente utilizzando la gamification.

A breve ve ne parleremo!