GESTIRE I TEAM DA REMOTO

Nell’ultimo anno è emerso che la nuova sfida per i manager e per chi si occupa di risorse umane, è la gestione dei team da remoto. Secondo una recente ricerca della Society for Human Resource Management, quasi tre quarti (71%) dei datori di lavoro hanno avuto molte difficoltà ad adattarsi al lavoro a distanza. E questo punto è soprattutto vero per chi ha dovuto confrontarsi esclusivamente con questa modalità di lavoro per diversi mesi.

La domanda è chiara come può un manager abituato ad un modello di lavoro pre-covid a garantire che i propri collaboratori siano produttivi, impegnati e brillanti? soprattutto perché la modalità remota rimuove il contesto personale che normalmente ci aiuta ad interagire.

Non si tratta solo di fornire ai lavoratori remoti una nuova piattaforma di comunicazione video e presumere che il lavoro sarà come al solito. I manager devono essere consapevoli di come il lavoro remoto possa creare sentimenti di isolamento tra i membri del team.

Se sei abituato a vedere i tuoi colleghi o clienti ogni giorno, i sentimenti di isolamento possono insinuarsi notevolmente rapidamente. Questo nuovo ambiente di lavoro remoto impatta anche la concentrazione, il senso di squadra e la creatività. Non è qualcosa di cui si parla spesso, ma se vogliamo aiutare i nostri team a rimanere sani, felici e, in ultima analisi, produttivi, dobbiamo riconoscere e gestire l’ambiente ad alto stress che il lavoro remoto può creare per molte persone e questo sia se continueremo ad utilizzarlo prevalentemente sia che lo si utilizzi in modo parziale.

Dalla mia esperienza dell’ultimo anno ho provato ad elaborare un decalogo che può sicuramente essere utile a chi non si sente soddisfatto di come sta approcciando il lavoro in remoto:

1. Imposta le aspettative in anticipo e frequentemente.

Fornisci linee guida, stabilisci limiti, regole e principi. Le persone amano ricevere dettagli, sii accessibile e fornisci chiarezza su priorità, tappe intermedie, obiettivi. Delinea la disponibilità di ogni membro del team e assicurati di essere con loro quando necessario. E’ altresì importante tenerli aggiornati sui cambiamenti sia di cultura che del personale, sui successi aziendali e sui suggerimenti per lavorare a casa. Dovresti anche modellare il comportamento intorno alle ore di lavoro dei collaboratori, ad esempio stabilendo le aspettative sui tempi di risposta a qualsiasi e-mail o messaggio al di fuori dell’orario lavorativo. Questi accorgimenti aiutano le persone a mantenere un sano bilanciamento tra vita privata e lavoro allontanando casi di burn-out che nell’ultimo anno sono stati frequenti dato che è venuta a mancare la transizione fisica tra casa e ufficio.

2. Sii organizzato e flessibile.

Quando si tratti di lavorare con team in remoto, la chiave è consentire orari flessibili per mantenere la coerenza. Sebbene sul piano concreto questo diventi impegnativo, dovresti essere aperto ad adattare le strategie in base alle esigenze. Se i tuoi collaboratori scelgono di mettere il loro orario al mattino o alla sera non dovrebbe avere importanza, purché il lavoro venga completato e sia di alta qualità.

3. Adatta la durata delle riunioni.

Ciò che funzionava dal vivo potrebbe non funzionare da remoto! Invece di lunghi incontri, organizza anche più spesso dei briefing virtuali. …. Semplici aggiornamenti dello stato avanzamento del lavoro o di analisi e risoluzione di imprevisti e scostamenti dal piano d’azione.

4. Monitora i progressi dei tuoi lavoratori.

Fai in modo che i tuoi collaboratori ti diano un programma di lavoro, insieme alle attività che dovrebbero svolgere entro un determinato periodo di tempo. Questo calmerà le tue paure e darà al tuo team la struttura di cui ha bisogno per svolgere il proprio compito. Ricorda, solo perché non riesci a vederli lavorare nella loro postazione non significa che il lavoro non avanti efficacemente. Fidati del processo.

5. Enfatizza la comunicazione.

È fondamentale comunicare con le tue persone in remoto, perché in questo modo saranno al corrente delle scadenze, delle risorse disponibili, delle sfide legate al lavoro e delle tue aspettative, compresi gli orari di lavoro. Inoltre, considera quale strumento di comunicazione si adatta meglio alla cultura del team ( e-mail, messaggi di testo, telefonate, videochat, un canale Intranet) e trova quel delicato equilibrio tra il ping costante dei dipendenti con messaggi di testo e silenzio via e-mail e radio. La frequenza della comunicazione può variare da un dipendente all’altro. Il metodo migliore è chiedere ai collaboratori come preferiscono essere aggiornati mentre lavorano da remoto. In questo modo, il manager può tenere ben presente ciò che ogni persona ha bisogno per essere produttivo mentre lavora da casa. Va sottolineato che un’eccessiva supervisione può mostrare ai dipendenti segni di sfiducia. Se il team comunic chiaramente e raggiunge obiettivi e scadenze, Perché non fidarti?

6. Ricordati di ascoltare.

I manager di maggior successo sono buoni ascoltatori, comunicano fiducia e rispetto, si informano sul carico di lavoro e sui progressi senza fare del micro-management e sovraccaricare la comunicazione. Chiedi l’opinione delle tue persone e richiedi feedback sull’andamento del lavoro. Ricordati che se hai richiesto il loro parere poi devi tenerne conto e prenderlo in considerazione nelle tue scelte.

7. Crea connessioni e sii disponibile.

Molti membri del team si possono sentire isolati e disorientati in questa nuova realtà lavorativa. Ecco perché è importante costruire connessioni con i dipendenti. Condividi feedback positivi, apri una chat divertente o prova a “prendere un caffè virtuale” insieme, qualunque cosa aiuti a mantenere un senso di normalità e ricordi a tutti che non sono un’isola che lavora da sola. Fagli percepire che possono sempre contare su di te per rispondere alle loro preoccupazioni.

8. Forniscigli un modo per collaborare.

Mettere a disposizione un documento condiviso che tiene traccia delle attività lavorative è un modo in cui puoi rimanere informato su quello che sta succedendo. È un buon esercizio, anche quando i team sono in ufficio e ti aiuterà a perfezionare le aspettative e responsabilizzerà le tue persone.

9. Resisti alla voglia di micromanagement.

Non dovresti essere troppo pressante con la tua squadra mentre è in ufficio, quindi non dovresti farlo nemmeno quando è in remoto. Quando sentono di avere il controllo del processo invece di esserne semplicemente controllati riescono a sviluppare al massimo il coinvolgimento e l’ownership dei risultati. Fidati del fatto che se comunicano in modo chiaro e rispettano obiettivi e scadenze, i tuoi collaboratori sono produttivi e stanno eseguendo il loro lavoro in modo efficace.

10. Festeggia il successo.

Dovresti anche cercare opportunità per celebrare le stesse occasioni che si festeggiavano in ufficio. Magari si dovrà cambiare la famosa pacca sulla spalla con qualcosa di virtuale. In alcuni casi ho visto che l’invio di un video in cui si apprezza e festeggia il risultato di un collaboratore può generare una carica aggiuntiva di motivazione ed energia in quanto più personale e diretto di una mail.

Creare coinvolgimento e mettere le proprie persone in Flow era una priorità negli uffici tradizionali, ora con questo nuovo approccio lavorativo tutto si è complicato ma lo stato di Flow resta la base per generare motivazione e alte performance.

Vuoi sapere come allenare i tuoi manager a mettere in Flow i collaboratori? Scopri come attraverso il nostro programma gamificato e online.

OTTIMIZZARE LE PRESTAZIONI: FLIGBY E SFERA

E’ sempre più importante utilizzare nuovi strumenti per ottimizzare le prestazioni sia nella vita professionale che nello sport. Mettiamo a confronto due approcci alla prestazione che sono complementari e arricchiscono le nostre possibilità di sviluppo: FLIGBY e SFERA.

Fligby è un simulatore di leadership, uno strumento che aiuta le persone, in poche ore di gioco, a sperimentare situazioni reali che in azienda capiterebbero in molti anni di esperienza.

Con Fligby si ha la possibilità di diventare Direttore Generale di una Azienda Vinicola e di raggiungere gli obiettivi desiderati gestendo il proprio team, formato da sette persone con caratteristiche molto diverse tra loro, e affrontando situazioni complesse e a volte complicate che metteranno alla prova le proprie capacità di leadership.

Possiamo descrivere Fligby come un acceleratore di esperienza, grazie al quale ciascun giocatore può scoprire i propri punti di forza e le proprie aree di miglioramento per cercare di diventare un leader migliore. Fligby rappresenta un potente strumento di formazione manageriale ed è basato sulla Teoria del Flow del Prof. Mihaly Csikszentmihalyi.

Cos’è il Flow?

Il Flow è lo stato mentale che si raggiunge durante un’attività, quando si è completamente immersi in una sensazione di concentrazione energica, pieno coinvolgimento e godimento.

Facilitare il Flow è una condizione essenziale per una buona leadership perché chi si diverte lavorando raggiunge anche performance più alte durante le proprie attività.

Quali sono i benefici del Flow in azienda?

  • Il lavoro diventa una fonte di divertimento e di crescita personale
  • Ogni lavoratore raggiungerà prestazioni ottimali
  • L’engagement sarà elevato e il turnover diminuirà

Il Flow si sperimenta quando le nostre capacità sono perfettamente in linea con le difficoltà del compito che stiamo svolgendo. Quando il compito è troppo difficile proviamo uno stato di ansia, quando invece è troppo semplice, proviamo uno stato di noia.

Un buon Leader è colui che riesce a portare i propri collaboratori all’interno del canale del Flow cercando di aiutarli a raggiungere la loro massima prestazione.

Come si raggiunge una prestazione ottimale?

Per aiutare le persone ad ottenere ottime performance, raggiungendo uno stato di Flow, possiamo avvalerci di uno strumento di analisi e di ottimizzazione della prestazione: il Modello S.F.E.R.A.

È stato ideato dal Prof. Giuseppe Vercelli ed è riconosciuto nel panorama nazionale ed internazionale per lo sviluppo della prestazione.

S.F.E.R.A. è l’acronimo di Sincronia, Punti di Forza, Energia, Ritmo e Attivazione, questi rappresentano i cinque fattori che compongono il modello.

Vediamoli nel dettaglio:

  • Sincronia: è la capacità di essere presenti e concentrati su ciò che si sta facendo nel momento della prestazione.
  • Punti di Forza: sono le capacità e abilità fisiche, tecniche e mentali, che l’atleta riconosce di possedere ai fini di una prestazione d’eccellenza.
  • Energia: è l’uso attivo della forza e della potenza. Se utilizzata nella giusta quantità ci permette di utilizzare al meglio le risorse disponibili.
  • Ritmo: è l’ordinata successione degli intervalli di tempo, ciò che genera il giusto flusso nella sequenza dei movimenti.
  • Attivazione: è il valore aggiunto, il motore motivazionale, la massima espressione della passione, che permette all’atleta di superare i limiti.

Quando i cinque fattori sono ben bilanciati, la persona riuscirà ad entrare nella SFERA della massima prestazione.

Entrare nella SFERA permette di raggiungere lo stato di Flow e di sentirsi in perfetta armonia con se stessi, con gli altri e con il mondo circostante. Tutto sembra naturale, piacevole e divertente.

Le persone che raggiungono questo stato vivono una sensazione di grande fiducia e consapevolezza. Hanno la percezione di muoversi in maniera quasi automatica e la loro mente e il loro corpo sono in perfetto accordo.

Cosa accomuna Fligby e S.F.E.R.A?

Entrambi gli strumenti permettono di raggiungere lo stato di Flow, uno stato di massima concentrazione in cui non si è in balia di forze esterne, si sa perfettamente cosa fare e come farlo, si è in un completo stato di benessere, e soprattutto, ci si diverte.

Entrambi permettono di allenare le competenze delle persone in ottica di un continuo miglioramento, lavorando sui propri punti di forza e potenziando le proprie aree di miglioramento.

Questi due strumenti permettono di raggiungere le condizioni ottimali per ottenere prestazioni elevate sul lavoro, nello sport o nella propria vita privata.

Riferimenti bibliografici

Vercelli G., Vincere con la mente, Ponte alle Grazie, Milano, 2006

Csikszentmihalyi M, Flow, Roi Edizioni, Milano, 2021

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APPRENDERE ANNEGANDO O PROVANDO PIACERE?

Ti piace la scuola? Facciamo questa domanda a degli studenti e quasi unanimemente riceveremo la risposta che non amano il lavoro a scuola. Data questo presupposto cosa c’è che li motiva a dedicare così tanto tempo ai loro studi? Se facciamo una riflessione sul metodo di apprendimento, e questo è valido in qualsiasi ambito anche extrascolastico, possiamo riconoscere due modelli: quello dell’apprendere annegando e quello dell’apprendere divertendosi.

Il primo modello è basato su due aspetti:

  • Il desiderio di liberarci dal dolore può essere un forte agente motivante
  • una volta liberi, possiamo facilmente scambiare il nostro sollievo con la felicità.

Una persona la cui testa viene spinta sott’acqua soffrirà enormemente e cercherà di liberarsi. Quando finalmente viene liberata, cercherà l’aria e proverà una sensazione di immenso sollievo. Gli studenti che non amano la scuola vivono un’esperienza meno drammatica, ma la natura della loro motivazione – il bisogno di evitare conseguenze negative – è simile. Per tutta la durata del periodo scolastico, annegando in compiti che non amano, sono motivati dalla paura del fallimento. Alla fine del periodo scolastico, liberati da libri, compiti ed esami sentono un travolgente senso di sollievo che, al momento, può assomigliare molto alla felicità. Questo modello, dove il dolore è seguito dal sollievo, è quello di cui ci viene dato imprinting fin dalla scuola elementare. E’ facile notare come, inconsapevoli di alternative, una vita votata al sacrificio verso la carriera possa sembrarci tutto sommato allettante e normale.

Il modello dell’apprendere divertendosi offre un modo differente di pensare l’apprendimento, che racchiude benefici sia immediati che futuri. Come impegnati in un piacevole gioco trascorriamo ore leggendo, facendo ricerche ed elaborando il nostro pensiero. Questo gioco è volto alla vittoria finale rappresentata dalla scoperta, dall’applicazione del sapere, dalla soluzione di un problema attraverso la nostra conoscenza. Anche in questo caso, come per l’apprendere annegando, c’è uno scopo finale desiderabile, ma questa volta proviamo soddisfazione durante tutto il percorso.

Assicurarsi che il processo di apprendimento sia piacevole in sé dipende in parte da ciascuno studente, specialmente all’università o alle superiori, dove godono di maggiore indipendenza. Ma quando gli studenti sono abbastanza maturi per prendersi la responsabilità della propria educazione, la maggior parte di loro ha già interiorizzato il modello e l’etica del carrierista. Hanno già imparato dai loro genitori che voti e premi sono la misura del successo, che è loro responsabilità ottenere eccellenti pagelle, piuttosto che godersi l’apprendimento per il gusto di imparare. Insegnanti e genitori che vogliono supportare i ragazzi a condurre vite felici devono essere i primi a credere che la felicità è la valuta fondamentale per misurare le nostre vite. I ragazzi sono estremamente sensibili ai suggerimenti e interiorizzeranno le convinzioni dei loro educatori, anche quando sono implicite.

Le scuole dovrebbero incoraggiare gli studenti a seguire il percorso che dia loro piacere e significato. Se uno studente vuole diventare un assistente sociale e si è preso il tempo per considerare i costi e benefici di tale carriera, allora l’insegnante dovrebbe incoraggiarlo, nonostante possa fare più soldi come analista finanziario. Se vuole diventare un uomo d’affari, allora dovrebbe essere supportato dai genitori anche se il loro desiderio fosse sempre stato quello che intraprendesse una carriera come medico. Se veramente siamo degli educatori che hanno a cuore la felicità dei nostri ragazzi questa è la cosa più naturale e logica da fare.

Se ti guardi alle spalle riconosci uno dei due modelli di cui stiamo parlando? Nel passato hai considerato come sacrifici o sofferenze il tuo impegno nell’apprendere? Sei davvero convinto del modello non c’è successo senza dolore?

Gli studi del prof. Csikzentmihalyi sul Flow e sullo stato ottimale delle prestazioni hanno dimostrato che il dolore non è assolutamente considerabile come uno stato che avvicini le nostre prestazioni migliori, anzi è sicuramente tutt’altro. Questi studi hanno dimostrato come un dodicenne sappia già distinguere chiaramente il lavoro dal gioco, una distinzione che accompagnerà la maggior parte di noi per il resto della nostra vita. Ai bambini è già chiaro che la loro educazione ha a che vedere con i compiti in classe, quelli a casa e il lavorare sodo. Percepire la scuola come un lavoro impedisce a gran parte degli studenti di godere la propri esperienza educativa, perché nei confronti del lavoro c’è un pregiudizio diffuso. Basti pensare alla punizione comminata ad Adamo ed Eva dopo aver mangiato il frutto proibito.

Sempre il Prof. Csikzentmihalyi mostra nei suoi saggi che le persone preferiscono il tempo libero al lavoro, una conclusione che nessuno trova sorprendente. Tuttavia è stato scoperto che le persone hanno molte più esperienze di Flow al lavoro di quante non ne abbiano a casa.

Il pregiudizio sul lavoro sta forse distorcendo la percezione della nostra esperienza? Stiamo forse valutando sistematicamente come negative delle esperienze lavorative positive?

Il segreto è proprio questo non solo dobbiamo provare esperienze ed emozioni positive ma dobbiamo anche riconoscerle e valutarle come tali e questo per come è costruita la nostra società è molto difficile.

Per fare questo la scuola non dovrebbe focalizzarsi solo sugli aspetti meramente tecnici e oltre alla triade del leggere, scrivere e far di conto  dovrebbe aggiungere il quarto elemento, a mio parere il più importante, il divertimento. Il presupposto principale per provare gioia mentre imparano, crescono e vivono.