GESTIRE I TEAM DA REMOTO

Nell’ultimo anno è emerso che la nuova sfida per i manager e per chi si occupa di risorse umane, è la gestione dei team da remoto. Secondo una recente ricerca della Society for Human Resource Management, quasi tre quarti (71%) dei datori di lavoro hanno avuto molte difficoltà ad adattarsi al lavoro a distanza. E questo punto è soprattutto vero per chi ha dovuto confrontarsi esclusivamente con questa modalità di lavoro per diversi mesi.

La domanda è chiara come può un manager abituato ad un modello di lavoro pre-covid a garantire che i propri collaboratori siano produttivi, impegnati e brillanti? soprattutto perché la modalità remota rimuove il contesto personale che normalmente ci aiuta ad interagire.

Non si tratta solo di fornire ai lavoratori remoti una nuova piattaforma di comunicazione video e presumere che il lavoro sarà come al solito. I manager devono essere consapevoli di come il lavoro remoto possa creare sentimenti di isolamento tra i membri del team.

Se sei abituato a vedere i tuoi colleghi o clienti ogni giorno, i sentimenti di isolamento possono insinuarsi notevolmente rapidamente. Questo nuovo ambiente di lavoro remoto impatta anche la concentrazione, il senso di squadra e la creatività. Non è qualcosa di cui si parla spesso, ma se vogliamo aiutare i nostri team a rimanere sani, felici e, in ultima analisi, produttivi, dobbiamo riconoscere e gestire l’ambiente ad alto stress che il lavoro remoto può creare per molte persone e questo sia se continueremo ad utilizzarlo prevalentemente sia che lo si utilizzi in modo parziale.

Dalla mia esperienza dell’ultimo anno ho provato ad elaborare un decalogo che può sicuramente essere utile a chi non si sente soddisfatto di come sta approcciando il lavoro in remoto:

1. Imposta le aspettative in anticipo e frequentemente.

Fornisci linee guida, stabilisci limiti, regole e principi. Le persone amano ricevere dettagli, sii accessibile e fornisci chiarezza su priorità, tappe intermedie, obiettivi. Delinea la disponibilità di ogni membro del team e assicurati di essere con loro quando necessario. E’ altresì importante tenerli aggiornati sui cambiamenti sia di cultura che del personale, sui successi aziendali e sui suggerimenti per lavorare a casa. Dovresti anche modellare il comportamento intorno alle ore di lavoro dei collaboratori, ad esempio stabilendo le aspettative sui tempi di risposta a qualsiasi e-mail o messaggio al di fuori dell’orario lavorativo. Questi accorgimenti aiutano le persone a mantenere un sano bilanciamento tra vita privata e lavoro allontanando casi di burn-out che nell’ultimo anno sono stati frequenti dato che è venuta a mancare la transizione fisica tra casa e ufficio.

2. Sii organizzato e flessibile.

Quando si tratti di lavorare con team in remoto, la chiave è consentire orari flessibili per mantenere la coerenza. Sebbene sul piano concreto questo diventi impegnativo, dovresti essere aperto ad adattare le strategie in base alle esigenze. Se i tuoi collaboratori scelgono di mettere il loro orario al mattino o alla sera non dovrebbe avere importanza, purché il lavoro venga completato e sia di alta qualità.

3. Adatta la durata delle riunioni.

Ciò che funzionava dal vivo potrebbe non funzionare da remoto! Invece di lunghi incontri, organizza anche più spesso dei briefing virtuali. …. Semplici aggiornamenti dello stato avanzamento del lavoro o di analisi e risoluzione di imprevisti e scostamenti dal piano d’azione.

4. Monitora i progressi dei tuoi lavoratori.

Fai in modo che i tuoi collaboratori ti diano un programma di lavoro, insieme alle attività che dovrebbero svolgere entro un determinato periodo di tempo. Questo calmerà le tue paure e darà al tuo team la struttura di cui ha bisogno per svolgere il proprio compito. Ricorda, solo perché non riesci a vederli lavorare nella loro postazione non significa che il lavoro non avanti efficacemente. Fidati del processo.

5. Enfatizza la comunicazione.

È fondamentale comunicare con le tue persone in remoto, perché in questo modo saranno al corrente delle scadenze, delle risorse disponibili, delle sfide legate al lavoro e delle tue aspettative, compresi gli orari di lavoro. Inoltre, considera quale strumento di comunicazione si adatta meglio alla cultura del team ( e-mail, messaggi di testo, telefonate, videochat, un canale Intranet) e trova quel delicato equilibrio tra il ping costante dei dipendenti con messaggi di testo e silenzio via e-mail e radio. La frequenza della comunicazione può variare da un dipendente all’altro. Il metodo migliore è chiedere ai collaboratori come preferiscono essere aggiornati mentre lavorano da remoto. In questo modo, il manager può tenere ben presente ciò che ogni persona ha bisogno per essere produttivo mentre lavora da casa. Va sottolineato che un’eccessiva supervisione può mostrare ai dipendenti segni di sfiducia. Se il team comunic chiaramente e raggiunge obiettivi e scadenze, Perché non fidarti?

6. Ricordati di ascoltare.

I manager di maggior successo sono buoni ascoltatori, comunicano fiducia e rispetto, si informano sul carico di lavoro e sui progressi senza fare del micro-management e sovraccaricare la comunicazione. Chiedi l’opinione delle tue persone e richiedi feedback sull’andamento del lavoro. Ricordati che se hai richiesto il loro parere poi devi tenerne conto e prenderlo in considerazione nelle tue scelte.

7. Crea connessioni e sii disponibile.

Molti membri del team si possono sentire isolati e disorientati in questa nuova realtà lavorativa. Ecco perché è importante costruire connessioni con i dipendenti. Condividi feedback positivi, apri una chat divertente o prova a “prendere un caffè virtuale” insieme, qualunque cosa aiuti a mantenere un senso di normalità e ricordi a tutti che non sono un’isola che lavora da sola. Fagli percepire che possono sempre contare su di te per rispondere alle loro preoccupazioni.

8. Forniscigli un modo per collaborare.

Mettere a disposizione un documento condiviso che tiene traccia delle attività lavorative è un modo in cui puoi rimanere informato su quello che sta succedendo. È un buon esercizio, anche quando i team sono in ufficio e ti aiuterà a perfezionare le aspettative e responsabilizzerà le tue persone.

9. Resisti alla voglia di micromanagement.

Non dovresti essere troppo pressante con la tua squadra mentre è in ufficio, quindi non dovresti farlo nemmeno quando è in remoto. Quando sentono di avere il controllo del processo invece di esserne semplicemente controllati riescono a sviluppare al massimo il coinvolgimento e l’ownership dei risultati. Fidati del fatto che se comunicano in modo chiaro e rispettano obiettivi e scadenze, i tuoi collaboratori sono produttivi e stanno eseguendo il loro lavoro in modo efficace.

10. Festeggia il successo.

Dovresti anche cercare opportunità per celebrare le stesse occasioni che si festeggiavano in ufficio. Magari si dovrà cambiare la famosa pacca sulla spalla con qualcosa di virtuale. In alcuni casi ho visto che l’invio di un video in cui si apprezza e festeggia il risultato di un collaboratore può generare una carica aggiuntiva di motivazione ed energia in quanto più personale e diretto di una mail.

Creare coinvolgimento e mettere le proprie persone in Flow era una priorità negli uffici tradizionali, ora con questo nuovo approccio lavorativo tutto si è complicato ma lo stato di Flow resta la base per generare motivazione e alte performance.

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