Riunioni, allineamenti e update aumentano, ma l’avanzamento reale no
Ci sono momenti in cui un team sembra iperattivo, ma in realtà gira a vuoto. Le riunioni si moltiplicano. Gli allineamenti diventano quotidiani. Gli update arrivano puntuali.
Eppure, se guardi ai risultati, l’avanzamento reale è minimo. Il lavoro c’è. L’impegno anche. Ma il sistema non accelera.
Questa è la terza falla: il coordinamento inefficace. Una delle più insidiose, perché sembra buona gestione… ma in realtà è come spingere continuamente un carrello che non ha le ruote ben allineate.
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La falla nasce spesso nei team strutturati, competenti e con molte interdipendenze. Non è il caos il problema, ma l’eccesso di controllo.
Quando le attività crescono, il leader sente il bisogno di tenere tutto sotto controllo. Allora coordina. Allinea. Chiede aggiornamenti.
Non per controllare. Ma per prevenire sorprese.
E così, senza accorgersene, il coordinamento smette di sostenere il lavoro e inizia a sostituirlo. È un po’ come dare troppe istruzioni a un robot: finisce per bloccarsi.
All’origine c’è quasi sempre una preoccupazione sana: “E se qualcosa ci sfuggisse?”
Per evitarlo si aggiungono riunioni, check e aggiornamenti continui. Il sistema sembra solido, ma impara una cosa pericolosa: il ritmo dipende dal leader, non dal team.
E più il leader coordina, meno il team sviluppa autonomia e capacità di autoregolarsi. È come se un genitore continuasse a legare le scarpe al figlio di dieci anni: utile, ma decisamente frustrante.
All’inizio: “Facciamo una riunione in più, solo per chiarire.” Poi: “Aggiorniamoci settimanalmente, così siamo allineati.” Poi ancora: “Facciamo un check intermedio, per sicurezza.”
Ogni passo è ragionevole. Ma l’acqua si scalda lentamente.
Finché il lavoro ruota intorno alle riunioni e non agli obiettivi. Le slide sostituiscono le decisioni. Gli aggiornamenti sostituiscono l’avanzamento. La presenza sostituisce la responsabilità. E il leader diventa il fulcro di un sistema che senza di lui non gira.
Questa falla consuma energia senza farsi notare.
Per il team:
-attenzione frammentata
-perdita di ritmo
-senso di urgenza continuo, ma poco significativo
Per il leader:
-agenda piena (da far invidia a un ministro!)
-difficoltà a distinguere segnale da rumore
-sensazione di dover tenere tutto insieme
Per il sistema:
-allineamento apparente
-dipendenza dal leader
-scarsa capacità di autoregolazione
Un team che ha bisogno di essere continuamente guidato non è davvero autonomo. E sì, fa un po’ sorridere… ma anche arrabbiare.
Molti pensano: “Riduciamo le riunioni!”.
A volte funziona, spesso no. Il problema non è il numero di riunioni, ma perché esistono. Se servono a compensare mancanza di chiarezza o responsabilità, eliminarle peggiora ansia e inefficienza.
La vera domanda è: chi tiene il ritmo del lavoro e come ce ne accorgiamo senza riunirci?
Quando i criteri di avanzamento sono chiari, le interdipendenze esplicite e le decisioni non devono essere validate a ogni passo, il coordinamento torna a essere uno strumento leggero, non una struttura portante.
Se oggi senti di lavorare più sul sistema che nel sistema, questa falla è attiva: non è un giudizio, ma un segnale.
Chiuderla non significa lasciare il team senza guida, ma ridare autonomia al sistema. Così il leader può concentrarsi su ciò che solo lui può fare… e magari, finalmente, respirare e sorridere.
Nel prossimo capitolo parleremo della falla del confronto: quando il clima è buono, ma le conversazioni che farebbero davvero la differenza restano fuori dalla stanza. L’acqua sembra tiepida, mentre sotto la temperatura continua a salire.
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FILIPPO POLETTI – Top Voice Linkedin e influencer del benessere al lavoro
ARTICOLI DEL BLOG
C’è un pensiero che serpeggia silenzioso tra i corridoi aziendali (e tra le chat WhatsApp dei manager):
“E se l’AI mi sostituisse?”
Spoiler: non è questo il vero rischio.
Il rischio reale è un altro.
Molto più concreto. Molto più vicino.
Essere sostituiti da un leader che sa collaborare con l’AI.
C’è un errore che molti leader stanno commettendo in questo momento.
Non è rumoroso, non fa titoli, ma lavora sotto traccia. E rischia di presentare il conto molto presto.
Trattare l’Intelligenza Artificiale come se fosse l’ennesimo software da installare.
Un tool in più.
Una licenza da acquistare.
Un corso veloce da far fare al team “così siamo a posto”.
Peccato che no, non siamo a posto per niente.
Perché abbiamo già visto questo film.
CRM, cloud, piattaforme collaborative… ogni volta la stessa storia: “facciamo le stesse cose di prima, ma un po’ più velocemente”.
E ogni volta ci siamo convinti che fosse innovazione.
Questa volta è diverso.
L’AI non è un nuovo martello.
È una nuova forma di energia.
C’è stato un tempo in cui nei team le differenze erano (relativamente) semplici: ruoli diversi, competenze diverse, personalità diverse.
Oggi no.
Oggi entri in un ufficio (o in una call) e sembra di attraversare un portale temporale:
qualcuno ha iniziato a lavorare quando si usavano i fax, qualcuno quando è nato Facebook, qualcuno quando TikTok era già una carriera.
Benvenuti nel mosaico temporale del lavoro moderno.
Baby Boomer
Generazione X
Millennial
Generazione Z
Tutti insieme.
Tutti competenti.
Tutti… motivati in modo diverso.
E qui arriva il problema vero:
molti leader motivano gli altri come vorrebbero essere motivati loro.
Spoiler: funziona malissimo.
Diciamoci la verità: se bastasse lo stipendio per motivare le persone, avremmo uffici pieni di individui entusiasti, sorridenti e pronti a conquistare il mondo alle 9:01 del lunedì mattina.
Spoiler: non è così.
La motivazione è un po’ come il Wi-Fi in ufficio. Quando c’è e funziona bene, nessuno ci fa caso. Quando manca… tutti impazziscono.
Diciamoci la verità: se bastasse lo stipendio per motivare le persone, avremmo uffici pieni di individui entusiasti, sorridenti e pronti a conquistare il mondo alle 9:01 del lunedì mattina.
Spoiler: non è così.
La motivazione è un po’ come il Wi-Fi in ufficio. Quando c’è e funziona bene, nessuno ci fa caso. Quando manca… tutti impazziscono.
C’è una convinzione molto diffusa tra i manager:
il problema dell’equilibrio vita-lavoro è, in fondo, una semplice questione di tempo.
“Se avessi meno riunioni…”
“Se le giornate fossero più corte…”
“Se il team fosse più autonomo…”
Eppure, nella maggior parte dei casi, il nodo non è organizzativo.
È molto più profondo. E anche un po’ più scomodo da guardare.
Non riguarda solo quanto lavori.
Riguarda quanto ti identifichi nel tuo ruolo.
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