ARTICOLO DEL BLOG:

FALLA N.3:
QUANDO IL COORDINAMENTO DIVENTA UN FRENO

Riunioni, allineamenti e update aumentano, ma l’avanzamento reale no

Ci sono momenti in cui un team sembra iperattivo, ma in realtà gira a vuoto. Le riunioni si moltiplicano. Gli allineamenti diventano quotidiani. Gli update arrivano puntuali.

Eppure, se guardi ai risultati, l’avanzamento reale è minimo. Il lavoro c’è. L’impegno anche. Ma il sistema non accelera.

Questa è la terza falla: il coordinamento inefficace. Una delle più insidiose, perché sembra buona gestione… ma in realtà è come spingere continuamente un carrello che non ha le ruote ben allineate.

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IL COORDINAMENTO CHE BLOCCA IL TEAM

La falla nasce spesso nei team strutturati, competenti e con molte interdipendenze. Non è il caos il problema, ma l’eccesso di controllo.

Quando le attività crescono, il leader sente il bisogno di tenere tutto sotto controllo. Allora coordina. Allinea. Chiede aggiornamenti.

Non per controllare. Ma per prevenire sorprese.

E così, senza accorgersene, il coordinamento smette di sostenere il lavoro e inizia a sostituirlo. È un po’ come dare troppe istruzioni a un robot: finisce per bloccarsi.

LA BUONA INTENZIONE CHE BLOCCA IL SISTEMA

All’origine c’è quasi sempre una preoccupazione sana: “E se qualcosa ci sfuggisse?”

Per evitarlo si aggiungono riunioni, check e aggiornamenti continui. Il sistema sembra solido, ma impara una cosa pericolosa: il ritmo dipende dal leader, non dal team.

E più il leader coordina, meno il team sviluppa autonomia e capacità di autoregolarsi. È come se un genitore continuasse a legare le scarpe al figlio di dieci anni: utile, ma decisamente frustrante.

LA RANA BOLLITA, VERSIONE AGENDA PIENA

All’inizio: “Facciamo una riunione in più, solo per chiarire.” Poi: “Aggiorniamoci settimanalmente, così siamo allineati.” Poi ancora: “Facciamo un check intermedio, per sicurezza.”

Ogni passo è ragionevole. Ma l’acqua si scalda lentamente.

Finché il lavoro ruota intorno alle riunioni e non agli obiettivi. Le slide sostituiscono le decisioni. Gli aggiornamenti sostituiscono l’avanzamento. La presenza sostituisce la responsabilità. E il leader diventa il fulcro di un sistema che senza di lui non gira.

IL COSTO REALE DEL COORDINAMENTO ECCESSIVO

Questa falla consuma energia senza farsi notare.

Per il team:

  • -attenzione frammentata

  • -perdita di ritmo

  • -senso di urgenza continuo, ma poco significativo

Per il leader:

  • -agenda piena (da far invidia a un ministro!)

  • -difficoltà a distinguere segnale da rumore

  • -sensazione di dover tenere tutto insieme

Per il sistema:

  • -allineamento apparente

  • -dipendenza dal leader

  • -scarsa capacità di autoregolazione

Un team che ha bisogno di essere continuamente guidato non è davvero autonomo. E sì, fa un po’ sorridere… ma anche arrabbiare.

IL COSTO REALE DEL COORDINAMENTO ECCESSIVO

Molti pensano: “Riduciamo le riunioni!”.

A volte funziona, spesso no. Il problema non è il numero di riunioni, ma perché esistono. Se servono a compensare mancanza di chiarezza o responsabilità, eliminarle peggiora ansia e inefficienza.

La vera domanda è: chi tiene il ritmo del lavoro e come ce ne accorgiamo senza riunirci?

Quando i criteri di avanzamento sono chiari, le interdipendenze esplicite e le decisioni non devono essere validate a ogni passo, il coordinamento torna a essere uno strumento leggero, non una struttura portante.

Se oggi senti di lavorare più sul sistema che nel sistema, questa falla è attiva: non è un giudizio, ma un segnale.

Chiuderla non significa lasciare il team senza guida, ma ridare autonomia al sistema. Così il leader può concentrarsi su ciò che solo lui può fare… e magari, finalmente, respirare e sorridere.

Nel prossimo capitolo parleremo della falla del confronto: quando il clima è buono, ma le conversazioni che farebbero davvero la differenza restano fuori dalla stanza. L’acqua sembra tiepida, mentre sotto la temperatura continua a salire.

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